Datenschutz

Wir, die rencolab GmbH, nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Regeln der relevanten Datenschutzgesetze, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die vorliegende Datenschutzerklärung erstreckt sich auf die Inanspruchnahme der Leistungen von rencolab einschließlich unserer Social Media Profile über alle internetfähigen Endgeräte. Die digitalen Angebote können Links zu anderen Websites und/oder Leistungen dritter Dienstanbieter enthalten, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht bezieht.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist

rencolab GmbH 

Uhlandstraße 1a
28211 Bremen

rencolab@rencolab.de
+49 421 37845007

Sofern Sie Fragen zum Datenschutz bei uns haben, schreiben Sie uns bitte unter der vorgenannten Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E-Mail an rencolab@rencolab.de.

2. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Datenverarbeitung zur Erbringung der vertraglichen Leistungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die vertraglichen Verhältnisse abzuwickeln sowie, um bedarfsgerechte Vertragsangebote unterbreiten zu können. Die Erhebung der Daten erfolgt dabei insbesondere zum Abschluss eines Vertrages. 

Wir erheben bei sämtlichen Formularen obligatorisch nur diejenigen personenbezogenen Daten, die zur Abwicklung der vertraglichen Verhältnisse bzw. zu Ihrer Informationsabfrage unbedingt erforderlich sind. Diese Angaben werden mit einem Sternchen versehen. Die Erhebung von Daten, die nicht unbedingt erforderlich sind, an denen wir aber Interesse haben, um die Zweckerfüllung zu optimieren, erfolgt nur optional. Sie entscheiden in diesem Fall jeweils auf freiwilliger Basis, ob und welche Daten Sie uns geben wollen. 

Für Ihre Beauftragung bzw. eine diesbezügliche Anfrage benötigen wir ggf. Ihre korrekten Namens-, Adress- und u. U. Zahldaten. Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer erfragen wir, damit wir mit Ihnen bei Fragen oder Problemen hinsichtlich der von Ihnen beauftragten Leistung kommunizieren können. 

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

2.2  Nutzerbereich

Wir bieten auf einigen unserer Webseiten die Möglichkeit, sich unter Angabe von personenbezogenen Daten für einen Nutzerbereich zu registrieren. Dafür benötigen wir folgende Angaben: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Passwort und darüber hinaus unter Umständen weitere Daten zur Kontaktaufnahme. Die Daten in dem Nutzerbereich können ggf. unter Verwendung der E-Mail-Adresse und des dazugehörigen Passworts eingesehen, bearbeitet und gelöscht werden. Für den Fall, dass Sie Ihr Passwort für den Kundenbereich vergessen haben, finden Sie auf der Log-in-Seite den Link „Passwort vergessen“. Sie können unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse ein neues Passwort festlegen. Unter Umständen können Sie alternativ über uns ein neues Passwort anfordern. Die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Nutzung des jeweiligen Nutzerbereichs nur verarbeitet, um Ihnen die damit verbundenen Leistungen anbieten zu können.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

2.3  Datenverarbeitung zur Kommunikation mit Ihnen

Neben den Vertragsdaten verarbeiten wir Ihre Kommunikationsdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und/oder mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Personenbezogene Daten, die Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular oder über einen anderen von uns eröffneten Kommunikationskanal mitteilen, werden nur zur Korrespondenz mit Ihnen bzw. nur für den Zweck verarbeitet, zu dem Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben. 

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) sofern diese diesbezüglich eingeholt wurde.

2.4  Cookies

Wir verwenden u.U. sogenannte Cookies, um websitespezifische Leistungen anbieten zu können. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Computer eines Besuchers gespeichert werden und Daten zum jeweiligen Nutzer enthalten, um diesem Zugang zu verschiedenen Funktionen zu ermöglichen. 

Auf Websites können sowohl Session Cookies als auch dauerhafte Cookies zum Einsatz kommen. Ein Session Cookie wird vorübergehend auf dem genutzten Computer gespeichert, während durch die Website navigiert wird. Ein Session Cookie wird gelöscht, sobald der Internet-Browser geschlossen wird oder sobald nach einer bestimmten Zeit die Session abgelaufen ist. Ein dauerhaftes Cookie bleibt auf dem Computer bis es gelöscht wird. 

Wir arbeiten unter Umständen bei einigen unserer Angebote mit Dritten zusammen und daher werden bei einem Besuch einer solchen Internetseite ggf. auch Cookies von Partnerunternehmen gespeichert (Cookies von Drittanbietern). Wir informieren ggf. vorher über den Einsatz derartiger Cookies und den Umfang der jeweils gespeicherten bzw. abgerufenen Daten. Ergänzende Hinweise zu den jeweils zum Einsatz kommenden Cookies erhalten betroffenen Personen ggf. über das von uns eingesetzte Cookie-Tool und die dortigen Erläuterungen.

Wir verwenden notwendige Cookies, die erforderlich sind, um die Erbringung der von uns geschuldeten Leistungen zu ermöglichen oder, um die Funktionalität unserer Dienste zu gewährleisten. Rechtsgrundlage für das Setzen dieser Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.  Die in diesem Kontext etwaig vorgenommene Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt sodann auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Datenbearbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erlaubt, sofern nicht die Interessen oder die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das Interesse des Verantwortlichen an der Datenverarbeitung überwiegen. Unser Interesse liegt dann in der Gewährleistung der Bereitstellung der Funktionen unserer Dienste.

Für die Verwendung anderer, nicht erforderlicher Cookies holen wir gegebenenfalls eine Zustimmung ein. Das Setzen der Cookies erfolgt dann auf der Grundlage einer Einwilligung gemäß §25 Abs. 1 TDDDG, eine in diesem Kontext etwaig vorgenommene Verarbeitung von personenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Betroffene Personen können ihre Einwilligung jederzeit – u.a. über das von uns ggf. eingebundene Cookie-Tool – widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits auf Grundlage einer Einwilligung durchgeführten Datenverarbeitungen bleibt von dem Widerruf unberührt.

2.5  Datenverarbeitung im Kontext unserer LinkedIn-Präsenzen

Wir betreiben eine Unternehmensseite auf LinkedIn. Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Beim Besuch unserer Unternehmensseite verarbeitet LinkedIn personenbezogene Daten und stellt uns daraus aggregierte Statistiken („Page Insights“) zur Verfügung. Insoweit sind wir mit LinkedIn gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DSGVO); Grundlage ist die Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit („Page Insights Joint Controller Addendum“, abrufbar unter https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effektiven Außendarstellung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kann dabei nicht ausgeschlossen werden; LinkedIn ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Darüber hinaus nutzen die Geschäftsführer und Mitgründer der rencolab GmbH ihre persönlichen LinkedIn-Profile aktiv, um im Namen der rencolab GmbH mit Kunden, Interessenten und Partnern zu kommunizieren sowie Inhalte zu unserer Unternehmenstätigkeit zu teilen. Soweit dabei personenbezogene Daten von Besuchern oder Interagierenden verarbeitet werden (z. B. Klarnamen, Kommentare, Nachrichten), erfolgt dies ebenfalls auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effektiven Außendarstellung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Für die Verarbeitung durch LinkedIn selbst verweisen wir auf die Datenschutzhinweise von LinkedIn unter https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

2.6 Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Ihre Daten verarbeiten wir auch, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies kann insbesondere der Fall sein zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, insbesondere auch bei Support-Anfragen, um im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen Sachverhalte nachvollziehen und belegen zu können.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an den vorstehend aufgeführten Datenverarbeitungen.

2.7 Datenverarbeitung zu Analyse-, Werbe- oder Marktforschungszwecken

Im Falle der Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken für unsere Produkte holen wir uns ggf. eine Einwilligung bei Ihnen ein. Die Datenverarbeitung erfolgt sodann auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Darüber hinaus nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse für Empfehlungen oder Nachfragen, wenn wir bereits eine vertragliche Beziehung unterhalten. Diese Empfehlungen erhalten Sie von uns unabhängig davon, ob Sie einen Newsletter abonniert haben. Wir wollen Ihnen auf diese Weise Informationen unserer Angebote zukommen lassen, die Sie auf Grundlage Ihrer Nachfrage oder vertraglichen Beziehung bei bzw. mit uns interessieren könnten. Dabei richten wir uns streng nach den gesetzlichen Vorgaben. Sofern Sie keine Empfehlungen oder insgesamt keine werblichen Nachrichten mehr von uns erhalten wollen, können Sie dem jederzeit widersprechen. Eine Mitteilung in Textform an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Fax, Brief) reicht hierfür aus.

Grundlage für die vorstehende Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen.

2.8 Sonstige Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung

Es kann zudem vorkommen, dass wir für eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Ihnen Ihre Einwilligung erbitten. Jede Erteilung einer Einwilligung und die jeweils relevante Datenverarbeitung erfolgt auf freiwilliger Basis und bei Nichteinwilligung entstehen Ihnen daraus keine Nachteile.

Die Datenverarbeitung erfolgt sodann auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung an uns. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

2.9 Log-Dateien

Bei jedem Zugriff auf unsere Websites werden Nutzungsdaten durch den jeweiligen Internetbrowser übermittelt und in Protokolldateien, den sogenannten Server-Logfiles, gespeichert. Die dabei gespeicherten Datensätze enthalten die folgenden Daten: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Systemkonfigurationen, Uhrzeit der Serveranfrage, sowie anonymisierte IP-Adresse.

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen.

2.10 Datenverarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten).

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, der die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gestattet.

3. Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zweck der Vertragsabwicklung oder Abrechnung erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage für die Weitergabe besteht.

Ihre Daten werden zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Kommunikation oder zur Durchführung des Auftrags oder zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen an die jeweils zuständige Stelle und die zuständigen Mitarbeitenden innerhalb unseres Unternehmens weitergeleitet. 

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO). Hierzu zählen insbesondere:

• nexea GmbH, Uhlandstraße 1a, 28211 Bremen, Deutschland – IT-, Infrastruktur- und Verwaltungsdienstleistungen (u. a. Entwicklungs- und GitLab-Infrastruktur)
• IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland – Server-, Hosting- und E-Mail-Dienste
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Server- und Hosting-Dienste
• Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland – Microsoft 365 (Office, E-Mail, Cloud-Speicher)
• Fireflies.ai, Inc., USA – automatische Transkription von Besprechungen
• Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich – KI-gestützte Sprachverarbeitung
• Slack Technologies Limited (Salesforce), Dublin, Irland – interne Kommunikation
• Plausible Insights OÜ, Västriku tn 2, 50403 Tartu, Estland – datenschutzfreundliche, cookielose Webanalyse

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb der EU bzw. des EWR – insbesondere in den USA (Microsoft, Fireflies, Slack) – verarbeiten, ist dies durch die mit dem jeweiligen Anbieter vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) bzw. – soweit einschlägig – durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) abgesichert.

Sofern es zum Zwecke der Vertragsabwicklung erforderlich ist, erfolgt eine Datenweitergabe an Partnerunternehmen, welche zur Unterstützung der Vertragsabwicklung beauftragt worden sind. Grundlage hierfür ist sodann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Außerdem kann eine Weitergabe von Daten an mit der Beratung beauftragte Dritte wie Beratungsunternehmen oder Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder vergleichbare Beratungsdienstleister erfolgen. Diese sind regelmäßig nicht als Auftragsverarbeiter tätig, sie unterliegen jedoch gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Verschwiegenheitspflichten.

4. Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die vorübergehende Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Zudem bewahren wir Ihre Daten für die Zeit auf, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

5. Datensicherheit

Ihre persönlichen Daten werden bei uns sicher durch Verschlüsselung übertragen. Wir bedienen uns dabei des Codierungssystems SSL/TLS (Transport Layer Security). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Des Weiteren sichern wir unsere Webseiten und sonstige Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen.

6. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. 

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können sie sich jederzeit unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden. 

Betroffenen Personen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. 

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden (Beschwerderecht).